Como está o fluxo de trabalho na sua oficina?

Não existe a forma certa ou errada de organizar o trabalho, mas existem formas mais eficientes, produtivas e, principalmente, lucrativas. Com pequenas rotinas e alguns ajustes, sua empresa pode melhorar o fluxo de trabalho, melhorar o ambiente de trabalho e faturar mais. Quer saber como? Dana Informa explica!

Só quem administra um negócio entende as dificuldades de organizar a empresa e a atuação de cada colaborador para evitar que um atrapalhe a atividade do outro e com isso ocorra desorganização, desperdício de tempo, espaço e material, ou seja, tudo que leva a menor produtividade e baixa rentabilidade.

Cabe a esses profissionais de liderança planejar e organizar o fluxo de trabalho para garantir que o processo de atendimento e realização dos serviços, desde a entrada do veículo na oficina até sua devolução ao cliente, seja feito de uma forma organizada, com tarefas e seus responsáveis bem definidos e o resultado seja ótimo para todos os envolvidos, cliente, empresa e funcionários.

Você já está percebendo que o assunto aqui é produtividade. Mas é importante entender que o aumento de produtividade não ocorre de forma automática, é necessário um esforço para estabelecer esses processos e estar sempre revisando, adequando e otimizando quando for necessário.

Mas como criar o fluxo perfeito para minha equipe? Aliás, o que é fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho é o modo como os processos são realizados em uma empresa. Consiste em atividades realizadas em uma organização a partir de um padrão repetível e sequencial, ou seja, como os trabalhos são feitos desde a rotina administrativa até o pós-venda.

O principal objetivo do fluxo de trabalho é solucionar problemas, como a falta de clareza na definição de atividades, responsabilidades e etapas para execução, além de outras atribuições para realização de todo processo.

Por isso esse conceito é imprescindível para qualquer organização, pois garante que o trabalho seja realizado com fluidez e com o mínimo de restrição ou empecilhos.

Dessa forma, toda a equipe consegue ter uma visão geral de todas as atividades que precisam ser realizadas, desde as menores e com menos responsabilidades até as mais complexas e com mais responsabilidades, distribuindo entre os profissionais quem serão os responsáveis por quais ações.

Os benefícios de um fluxo organizado?

O resultado dessa organização será refletido diretamente nos resultados da empresa e na satisfação e percepção dos funcionários. Afinal, transformar processos em fluxos organizados reduz o desperdício e retrabalho e seus impactos sobre o custo de produção, além de oferecer segurança e informação clara para cada um dos colaboradores, que sabem previamente o que fazem e a relação existente entre suas tarefas e o trabalho de cada um na empresa.

Os principais benefícios oferecidos pela utilização do fluxo de trabalho são:

  • Simplificação e agilidade na concretização de processos;
  • Otimização de prazos e recursos;
  • Aumento da cooperação e do engajamento dos colaboradores;
  • Melhoria do processo de decisão e planejamento estratégico;
  • Redução de erros e falhas;
  • Qualidade na entrega de cada etapa do fluxo;
  • Divisão eficaz do trabalho entre a equipe;
  • Acesso a dados e informações em tempo real;
  • Diminuição de desperdícios e redução de custos operacionais;
  • Aumento da rentabilidade da empresa;
  • Aumento da eficiência e da eficácia dos processos;
  • Crescimento da satisfação dos clientes e de sua fidelidade;
  • Mais transparência no uso das informações;
  • Promoção da melhoria contínua de processos.

Como organizar seu fluxo de trabalho?

Antes de mais nada, não existe um fluxo de trabalho padrão e adequado para todas as oficinas mecânicas e empresas de reparação automotiva. Cada empresa tem um fluxo ideal para seu tamanho, espaço físico, serviços oferecidos, número de colaboradores, perfil de clientes e outras características.

A dica é avaliar como os trabalhos são realizados na sua empresa e entender como organizá-los de forma que cada etapa esteja alinhada com as etapas anterior e posterior, sempre pensando na menor necessidade de deslocamento do veículo e dos funcionários pela empresa, na disposição de materiais, ferramentas e outros equipamentos, e tudo mais que possa evitar dificuldades para a execução das tarefas e atraso na entrega dos serviços.

Quando você estabelece um fluxograma de processos na oficina automotiva, fica mais fácil identificar o que é positivo e o que é negativo, bem como definir ações efetivas para assegurar o aumento da produtividade e do lucro da oficina. Veja os impactos mais imediatos desta reorganização:

  • Reduz etapas e atividades desnecessárias;
  • Diminui o tempo de espera;
  • Aumenta a transparência e a qualidade do serviço;
  • Reduz custos operacionais;
  • Melhora a segurança das informações.

Fluxograma de processo de uma oficina mecânica

A priorização dos serviços e o tempo para realização do reparo também podem ser monitorados. Uma ideia é apostar no autogerenciamento e acompanhar a evolução das tarefas através de painéis com conceitos de gestão à vista.

Dados dos clientes, detalhes do serviço e horário de atendimento e entrega devem fazer parte do mural de demandas diárias. Outra sugestão é fazer uso de softwares e soluções tecnológicas integradas para garantir que a informação esteja atualizada e disponível para as equipes, colaborando para uma maior eficiência de toda a operação.

Algumas perguntas que podem te ajudar no mapeamento de processos da sua oficina mecânica.

  • Como o fluxo de trabalho é iniciado?
  • Como as atividades devem ser repassadas entre os setores?
  • Em que locais o trabalho começa e termina?
  • Quais são as atividades principais para entregar o serviço?
  • Qual a ordem de execução das atividades?
  • Como as atividades devem ser repassadas entre os setores?
  • Quem são os responsáveis por cada atividade?
  • É possível contabilizar o resultado de cada etapa do fluxo?

Com a informação em mãos fica mais fácil otimizar o tempo das atividades dentro das oficinas, padronizar reparos e estabelecer metas de produtividade. É importante lembrar que atender bem um cliente significa estar sempre qualificando o serviço e a gestão dos processos da sua oficina.

Agora é com você. Já começou a organizar o fluxo de trabalho em sua oficina?

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