Sabe por que um programa de gerenciamento de oficinas mecânicas é vital para ajudá-lo a administrar os negócios com mais eficiência? E qual o programa que melhor atende suas necessidades? Quais as funções que um software deve ter? Confira!
Gerir sua empresa faz parte do seu negócio, mas isso não pode tomar todo o tempo que você passa na oficina, nem tampouco deixá-lo com sobrecarga de serviços pelo acúmulo de tarefas administrativas.
Sua empresa vende serviços de reparação automotiva e atender os clientes, reparar ou orientar os serviços nos veículos é a sua principal ocupação na oficina.
O fato é que o volume de dados que você tem que gerenciar é tão grande que tomariam boa parte do seu tempo apenas controlando Ordens de Serviço, Estoque, Cobranças, Pagamentos e outros procedimentos burocráticos. E agora? Cuidar do carro do cliente ou cuidar da administração da oficina? Como resolver este dilema?
A resposta está na utilização de sistemas informatizados de gerenciamento de oficinas, os softwares de gestão. Ter o auxílio de sistemas de gerenciamento tornou-se essencial para reduzir custos e aumentar a eficiência na sua oficina. Porém, com uma ampla oferta de softwares de gerenciamento de oficinas de automóveis no mercado, como escolher o melhor sistema para utilizar na sua empresa?
Um software de gerenciamento de oficina mecânica é um pacote completo, que permite aos proprietários de empresas de reparação automatizar tarefas diárias e estratégicas. A automação de tarefas inclui processamento de pagamentos, acompanhamento de desempenho, gerenciamento de estoque e clientes e outras interações.
Economiza tempo, dinheiro e muito esforço, que pode ser redirecionado para outras tarefas, principalmente, aquelas que envolvem o contato com o cliente.
Embora pareça que essas tarefas possam ser tratadas manualmente, os benefícios do software no gerenciamento de uma empresa de reparação automotiva são incomparáveis.
Os principais benefícios de usar o software de gestão são: adicionar e cadastrar rapidamente novos clientes e serviços, acompanhar as atividades dos clientes para saber quem tem visitado sua loja regularmente, manter o controle sobre seus funcionários, gerir solicitações de serviço, agendar compromissos, abrir ordens de serviço para qualquer problema do veículo, criar e emitir relatórios personalizados com base em seus próprios critérios, gerenciar os veículos em serviço de forma rápida e fácil, entre muitas outras atividades.
Mas, como escolher um software de gerenciamento de oficina de reparação de automóveis que melhor atenda suas necessidades? A primeira coisa a considerar ao escolher um software de gerenciamento de oficina mecânica é quais recursos são necessários para você administrar seus negócios de maneira eficaz.
Vamos supor que você tenha uma oficina média que atenda apenas veículos leves. Você terá que buscar um programa informatizado de gestão que ofereça, no mínimo, os seguintes recursos:
1) Acompanhamento de estoque; 2) Agendamento de clientes; 3) Ordens de serviço e faturamento; 4) Relatórios e painéis gerenciais; 5) Backup/restauração de dados; 6) Entrada de pedidos online; 7) Relatórios personalizados; 8) Gerenciamento de fornecedores; 9) Módulo de cobrança; 10) Módulo de agendamento; 11) Módulo de manutenção do veículo; 12) Módulo de gerenciamento de garantia.
Além disso, ao procurar um bom sistema de gerenciamento de oficina mecânica, existem vários fatores genéricos que você deve considerar. Aqui estão algumas coisas a serem observadas antes de tomar sua decisão final:
1) Preço – Quanto custa o sistema e qual a forma de contratação (licença de uso permanente, licença de uso renovável, gratuito)? É possível fazer um período de teste gratuito? Você pode experimentar o sistema por 30 dias? Quais são os termos e condições do contrato que você assina?
2) Suporte – Existe suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana? Tem serviço de help desk ( suporte por telefone)? O suporte técnico tem conhecimento suficiente para responder a todas as suas perguntas? Eles treinarão sua equipe sobre como usar o software?
3) Interface amigável – É fácil de navegar? Ao fazer login, você vê imediatamente todas as telas que deseja ver?
4) Funcionalidades – Quantas funções diferentes o sistema possui? Você realmente precisa de todas essas funções? Você pode viver sem eles?
5) Características – Quantas opções você tem? Eles oferecem descontos para compras em grandes quantidades? Quais são os recursos extras que você obtém com as versões pagas do software?
6) Documentação – Existem manuais ou tutoriais fornecidos pelo fornecedor? Se não, você será capaz de encontrá-los online?
7) Hardware – Qual a configuração mínima necessária para uso do programa no computador? O programa pode ser utilizado em qualquer PC, laptop, tablet? Existe uma versão on-line do programa?
Quando encontrar respostas para estas e outras perguntas, ainda assim, é recomendável fazer uma pesquisa com outras oficinas que utilizam esse software para saber a avaliação de colegas que realizam a mesma atividade que a sua e ter um painel mais próximo de suas expectativas.
Os melhores sistemas de gestão de oficinas de automóveis são aqueles que tornam a gestão do seu negócio mais fácil e eficiente, ao mesmo tempo que lhe fornecem ferramentas poderosas que permitem acompanhar melhor o seu dia-a-dia.
Com esses sistemas agilizando processos como agendamento, faturamento, rastreamento de estoque e outras funções burocráticas, mas necessárias, será possível economizar tempo e dinheiro, liberando sua equipe para a principal tarefa de sua empresa: atender bem o cliente e manter o veículo em excelentes condições de uso.