Mudanças nos processos de aprovação garantem mais segurança e economia
A pandemia da Covid-19 desafiou nossos times a buscar alternativas para manter as rotinas de trabalho. Muitas soluções deram tão certo que não só foram incorporadas ao dia a dia, como servem de inspiração para outras áreas. É o caso da automatização de assinaturas das aprovações bancárias na Tesouraria, em Gravataí.
O aplicativo em si não era, exatamente, uma novidade – algumas de suas funções, como a geração de relatórios, já são utilizadas desde 2018, após uma parceria do analista de Tesouraria Fernando Jesus com um colaborador da Dana Bélgica, Dimitri Janssens, na busca por melhorias nos processos. Mas a coleta manual de assinaturas nos arquivos impressos, usual até março deste ano, tornou-se inviável. Com o rodízio de funcionários e a adoção do home office, seria necessária a impressão, assinatura, escaneamento e devolução de cada processo, que podem chegar a dez por dia. “Passamos a utilizar ferramentas que estão disponíveis para todos os funcionários com conta de email corporativa”, comenta Fernando.
Integrando aplicativos, agilizando processos
Agora, os relatórios são salvos na nuvem (em nossa intranet) e, no momento
que o documento é salvo, um aplicativo inicia o fluxo de aprovações,
automaticamente: dois procuradores responsáveis pelas aprovações bancárias são notificados
por e-mail ou através do Teams para que finalizem o processo, que é acompanhado
em tempo real através de um App desenvolvido internamente no Power Apps, vinculado
ao fluxo de aprovações.
Anteriormente, este processo era feito manualmente, impresso e por malote ou por email, com uma etapa adicional, o escaneamento do papel. A mudança no processo de aprovação trouxe diversos benefícios: a eliminação do papel, agilizamos e simplificamos processos e está alinhada com as políticas de sustentabilidade da Dana; todos os documentos são salvos na nuvem, economizando arquivos físicos, que gerariam mais despesas não apenas em armazenamento, mas na manutenção. O acesso eletrônico contribui, também, para o ganho de tempo, já que devidamente indexados, são de fácil acesso quando há necessidade de consulta ou em auditorias. “Os arquivos salvos na nuvem são criptografados, o que nos garante segurança, e temos lá todas as versões, o que permite acesso a todo histórico das transações”, finaliza Fernando.
